Sebelum menulis artikel ini, sebuah pesan singkat masuk ke ponsel saya:

 

ini manajemen dewi lestari? kita mau ngundang jadi pembicara. boleh tahu brp biaya? trmksh.

 

Pesan singkat itu melempar ingatan saya ke beberapa waktu lalu di Twitter, ketika sempat terjadi pembahasan hangat cenderung panas tentang tarif seorang penulis terkenal yang diundang ke sebuah festival penulis sebagai pembicara. Pembahasan itu terpecah menjadi dua. Pertama, meributkan besaran tarif sang penulis yang dianggap terlalu mahal. Kedua, meributkan tindakan panitia yang mengunggah dan menyebarkan percakapan WhatsApp tersebut. Sebagian orang menilai tindakan panitia tersebut tidaklah etis.

 

Meski tidak ikut membahasnya panjang lebar di Twitter, saya termasuk yang terganggu tentang perihal kedua. Isu itu menyentil puncak dari tumpukan unek-unek saya perihal etiket surat-menyurat yang selama ini saya amati dan alami sendiri. Unek-unek yang terwakili sempurna oleh pesan singkat yang pernah saya terima beberapa waktu lalu:

 

ass. kl kmi mw minta mba dewi ngisi acara di kampus gmn caranya? bls ea.

 

Tidak ada salam pembuka yang memadai. Tidak ada identitas pengirim. Tidak ada keterangan institusi apa yang ia wakili. Baris-baris singkat itu hanya ditutup oleh keterangan merk smartphone yang ia gunakan. Seolah-seolah saya baru saja berkomunikasi dengan Oppo.

 

Sepanjang pengalaman saya menangani langsung urusan pekerjaan dan surat menyurat, tak terhitung banyaknya saya menerima surat bernada sejenis, dengan etiket satu-dua derajat lebih baik atau lebih buruk daripada contoh-contoh di atas. Kenyataan itu membuat saya bertanya-tanya, ke mana minggatnya kesantunan bersurat? Apakah itu telah hilang dari kurikulum sekolah? Apakah itu telah hilang dari ingatan banyak orang? Apakah kebiasaan pesan singkat, update status, chatting WA, telah menggusur tata cara komunikasi tertulis yang benar dan sopan?

 

Pilihan saya untuk mengurus pekerjaan tanpa perantara mendorong saya untuk membangun garda pertahanan dimulai dari tahap komunikasi paling awal. Satu hal yang saya pegang dan telah saya buktikan dari pengalaman adalah, cara kita berkomunikasi seketika membentuk persepsi pertama akan level profesionalisme kita, dan itu jugalah yang akan membentuk dinamika kita dengan pihak lain pada tahap-tahap berikutnya.

 

Ilmu surat menyurat saya bisa jadi bukan yang paling sempurna. Kamu bisa dapatkan info lebih lengkap dari buku teks pelajaran Bahasa Indonesia atau lewat penelusuran Google, tapi berikut ini adalah hal-hal dasar yang selalu saya lakukan dan saya anjurkan demi menciptakan kultur komunikasi tertulis yang lebih beradab:

 

1. Buat suratmu dalam TIGA bagian: Salam Pembuka – Isi Pesan – Salam Penutup. Ketiga bagian itu dipisahkan oleh SPASI. Jangan bikin suratmu dalam format pesan singkat yang sambung menyambung meski kamu menulisnya lewat smartphone. You’re about to deal with someone professionally, so show some professional attitude. Don’t be lazy.
2. Beri tahu identitasmu dengan jelas. Jika kamu mewakili institusi (organisasi, kampus, fakultas, apa pun), beri informasi tentang institusi yang kamu wakili dan apa kapasitas atau jabatanmu.
3. Beri tahu bentuk kerjasama dan partisipasi yang kamu harapkan selengkap mungkin sejak awal. “Kita mau ngundang untuk ngisi acara” is a vague, unattentive, and simply unprepared way to deal with anyone. Acara apa? Mengundang sebagai apa? Siapkan penjelasan memadai kepada pihak lain tentang konteks undanganmu supaya suratmu tidak terkesan setengah matang dan asal-asalan.
4. Beri tahu detail acara selengkap mungkin sejak awal. Kalau pun gedungnya belum ditentukan, kamu bisa beri tahu kota apa. Kalau pun tanggal belum ditentukan, beritahulah perkiraan bulan apa. Kalau pun jamnya belum dipastikan, beritahulah ancer-ancer siang atau sore. Dan, satu lagi detail penting (yang sialnya paling sering dilewatkan) adalah berapa durasi waktu yang kira-kira perlu dialokasikan oleh pengisi acara. Kadang, panitia menyebutkan jam keseluruhan acara tanpa ada informasi berapa tepatnya waktu yang membutuhkan kehadiran saya. Sementara, untuk bisa memutuskan, saya harus tahu persisnya waktu yang perlu saya alokasikan. We’re not just trading service, we’re also trading time. Even when there’s no money involved, there must be a time investment. 
5. Hindari menulis dengan singkatan dalam bersurat. Dan, demi dewa, jangan pernah gunakan singkatan gaul seperti “ea” untuk menggantikan “ya”, “mw” untuk “mau”, dsb.

 

Banyak juga yang setelah satu-dua kali berkirim surel dengan saya lalu mengusulkan pindah jalur: “Mbak, boleh nggak saya minta nomor teleponnya? Kita ngobrol di WA aja biar gampang.” I always said no. Deal with me through e-mail first. Setelah ada kesepakatan resmi, maka urusan teknis menjelang hari H dan komunikasi kecil-kecil bisa ditangani via SMS atau WA. Namun, sebelum kesepakatan itu terjadi, saya menjaga struktur formal lewat surel. Mengapa?

 

Pertama, komunikasi tertulis via surel lebih mudah ditelusuri ketimbang WA yang lebih mudah tenggelam dan lebih rentan terhapus. Kedua, ada dokumentasi tertulis bagi kedua belah pihak sehingga jika terjadi miskomunikasi lebih mudah untuk kita telusuri. Ketiga, pesan singkat dan WA memiliki level urgensi lebih tinggi untuk cepat direspons, yang membuatnya menjadi cocok untuk keperluan teknis seperti penjemputan di bandara, status posisi kita pada hari H, dsb. Sementara, saya tidak ingin digedor-gedor berulangkali untuk hal-hal yang sebetulnya bisa dibicarakan secara strategis dalam satu kali komunikasi.

 

Kak, bisa minta fotonya untuk poster?

Yang resolusinya gede yah.

Ada CV nggak? Makasih.

Ada pantangan makanan tertentu nggak?

Oya. Boleh bantu promo acara kita dong.

Kontrak udah keterima?

Jadinya berangkat sendiri atau gimana?

 

Can you count how many beeps I’d get? Instead, why don’t we sum it all up in one e-mail and save a lot of notification headaches?

 

Lebih berbahaya lagi adalah ketika kita bernegosiasi tarif lewat teks singkat atau WA. Saya juga tidak merekomendasikan bernegosiasi soal itu lewat telepon atau percakapan lisan. Buat saya, pencatatan adalah penting untuk dijadikan pegangan. Setiap saya diajak untuk membicarakan soal tarif lewat chat, saya akan kembali menggiring ke koridor formal lewat surel. Saya siapkan satu halaman berisi informasi lengkap mengenai standard tarif jasa saya serta persyaratan lainnya agar panitia bisa mempelajari baik-baik sebelum menyambung ke komunikasi berikutnya.

 

Kembali kepada insiden panitia yang mengunggah negosiasi tarif dan menyebarkannya. Justifikasi apa pun yang dijadikan pembelaan, pembelajaran publik atau hal lain, perbuatan tersebut tetap saya nilai tidak profesional, bahkan tidak terpuji. Tapi, saya juga menyayangkan pihak manajemen yang meladeni negosiasi sedemikian penting lewat chatting. Memang, komunikasi lewat surel pun bukan berarti tidak terhindarkan dari risiko difoto dan disebarluaskan jika memang ada itikad ke arah sana, tapi jika saya amati dari bagaimana percakapan antara panitia dan manajemen penulis itu terjadi, bisa terlihat struktur komunikasi yang baik dan formal memang tidak pernah dibentuk sejak awal. Remember, how you set your tone in the beginning will shape the onward dynamic.

 

Tentu, tidak semua undangan membutuhkan penanganan serupa. Ketika saya diajak mengisi acara sekolah anak saya, atau mengisi acara keluarga besar, saya tidak mungkin merepotkan orang dengan memaksakan surat perjanjian dan riders. Tapi, ketika saya berpartisipasi secara profesional, maka saya pun mengharapkan komunikasi yang profesional dari pihak pengundang.

 

Dua bulan lalu, saya diundang untuk mengisi acara kampus di salah satu kota di Jawa Tengah. Setelah acara, sembari mengisi waktu sebelum ke bandara, para panitia mengajak saya makan bersama. Salah satu panitia berceletuk, “Kak, ternyata kakak orangnya nyantai kalau sudah ketemu langsung. Waktu kita kirim-kiriman e-mail, kesannya Kakak formal banget. Kami jadi segan.”

 

I looked at him in the eye and said, “Harusnya memang begitu.”

 

It’s true. We’re not buddies. We’re in a formal working relationship, involving time, contract, money, and professional skills to offer. Yes, we hung out in some warung bakso together and took numerous selfies after the event. Namun, ketika kami bertransaksi, saya mengharapkan sebuah koridor komunikasi yang proper. Saya tidak punya masalah dengan formalitas kalau itu akan memaksa seseorang untuk menyusun strategi komunikasinya dengan rapi dan mengerjakan porsi kewajibannya dengan hati-hati.

 

As some of my closest friends would testify, I could be the most informal and laid back person you’ll ever know. Namun,  ada hal-hal yang ingin saya jaga kesantunannya atas rasa hormat dan cinta akan pekerjaan yang saya lakukan. Bersurat dengan baik dan beretiket, adalah salah satu wujud dari hormat dan cinta itu.